Berufsfeld Relocation Manager

Immer wieder mal will ich hier im Blog Berufe vorstellen. Nicht so sehr die klassischen für Geisteswissenschaftler, wie zum Beispiel Journalist, Redakteurin oder Übersetzer, sondern eher die, die entweder noch ziemlich neu sind oder die Exoten. Deshalb hier also ein Beruf, in dem ich bereits gearbeitet habe und der noch ziemlich unbekannt in Deutschland ist, nämlich der Beruf Relocation Manager.

Auf Deutsch gibt es das schöne lange Wort Firmenmitarbeiterentsendungen. Um die geht es nämlich in diesem Berufsfeld. Nehmen wir mal an, wir haben einen großen Konzern, der weltweit agiert und entsprechend auf allen Kontinenten Niederlassungen hat. Nun soll entweder eine weitere Niederlassung in einem weiteren Land eröffnet werden oder man hat jemanden in Führungsposition in einem Land sitzen, der/die es in einem anderen Land richten soll, wo es nicht so gut läuft. Die Gründe sind zahlreich und verschieden, was aber allen gemeinsam ist, ist, dass ein Firmenmitarbeiter von Land A nach Land B „entsendet“ wird, wie es in der Fachsprache heißt. Eine Entsendung dauert typischerweise drei Jahre, es geht aber durchaus auch länger oder kürzer.

Nun kann man entweder also selbst den Firmenmitarbeiter bitten seinen Umzug zu organisieren. Fast immer übernimmt jedoch der Konzern das, da die Firmenmitarbeiter meist mit vielen Verlockungen wie z.B. Übernahme der Flug-, Wohnungs- und Schulkosten überredet werden in das andere Land zu gehen. Nehmen wir z.B. den Fall, dass jemand von Frankreich nach Venezuela geht. Die wenigsten würden wahrscheinlich freiwillig in dieses Land ziehen, weshalb der Konzern ein attraktives Paket schnüren muss, damit der Mitarbeiter ja sagt.

Wenn das erfolgt ist, ist es am allerwichtigsten die Arbeitserlaubnis für Venezuela zu bekommen. Außerdem muss natürlich der Umzug organisiert werden, der in diesem Fall per Seefracht (also per Container, der durch die Welt shippert) oder per Luftfracht (also per Flugzeug) erfolgt. Des Weiteren muss unser Mitarbeiter natürlich eine entsprechende Wohnung vor Ort finden, samt Internet, Telefon und Anmeldung in der Stadt. Wenn die ganze Familie auch noch mitkommt, muss man für die Kinder Schulen finden, evtl. lässt man dem Mitarbeiter noch ein interkulturelles Training angedeihen oder Sprachunterricht.

Soweit so gut. Viele der großen Konzerne wollen aber nicht eine Arbeitserlaubnis einholen, entweder, weil sie selbst noch gar nicht in Venezuela vertreten sind, es ihnen zu kompliziert ist und sie lieber Fachleuten vertrauen oder weil sie schlicht nicht die Zeit dafür haben. In dem Fall käme man dann selbst ins Spiel. Die Firma, für die ich als Relocation Managerin gearbeitet habe, hat das nämlich als Dienstleistung angeboten. Nämlich genau diese Dinge zu organisieren, wie eine Arbeitserlaubnis einzuholen, einen internationalen Umzug durchzuziehen, eine Wohnung zu suchen, ein interkulturelles Training zu organisieren usw. Und zwar weltweit.

Als Relocation Manager hat man dann im jeweiligen Land Leute vor Ort, die sich auskennen, denn diese Ortskenntnis ist unglaublich wichtig. Zum Beispiel ist es in vielen Ländern als Normalsterblicher gar nicht möglich eine Arbeitserlaubnis einzuholen, sondern das hat über einen Einwanderungsanwalt zu erfolgen. Es gibt einige Länder, wo man tatsächlich auf einen Schlag die komplette Jahresmiete zu Mietbeginn zu bezahlen hat, in vielen Ländern wird die Maklercourtage von den Vermietern übernommen und in einigen Ländern kann man ohne einer gültigen Arbeitserlaubnis gar keinen Mietvertrag unterschreiben.

Man ist also immer mit den Partnern, die vor Ort alles regeln, in Kontakt. Man sieht zu, dass alle ihren Job machen und alle parallel ablaufenden Prozesse in der richtigen Reihenfolge angestoßen werden. Man ist aber nicht nur für die Partner vor Ort Ansprechperson, sondern genauso auch für die Entsandten selbst, die logischerweise viele Fragen zu ihrem großen Umzug haben. Und dann muss man der Personalabteilung des großen Konzerns, die einen eingekauft haben, Rede und Antwort stehen. In vielen Konzernen gibt es eine extra Abteilung innerhalb der Personalabteilung, die sich Global Mobility nennt und die sich um die eigenen Entsendungen kümmert. Bei so großen Konzernen können das schnell mehr als Hundert pro Jahr sein.

Vielleicht ist bei dieser Beschreibung der Aufgaben schon angeklungen, welche Fähigkeiten man mitbringen sollte: Kommunikationsstärke und Fremdsprachenkenntnisse, insbesondere in Englisch, sind das A und O. Ich habe vom Zollbeamten bishin zum Tierarzt, Makler, Anwalt und natürlich vielen Auslandsämtern und anderen Behörden zu tun gehabt. Ich musste einmal ein Pferd von Europa nach Südamerika transportieren lassen und die Entsandte überreden es nicht in die 8-Millionen-Stadt, in die sie gezogen ist, mitzunehmen, sondern lieber etwas außerhalb in einem Gestüt aufzunehmen. Ich war geschockt über die horrenden Mietpreise in Tokio und habe mich gewundert wie schnell es möglich war in Kolumbien eine Arbeitserlaubnis zu bekommen, allen Vorurteilen zum Trotz. Einmal gab es einen Motorschaden bei einem Containerschiff und somit musste mein Entsandter drei Wochen länger auf seine Möbel warten. Ich hatte schon die wildesten Kombinationen an Familien, wo jedes einzelne Familienmitglied in einem anderen Land geboren war, der Vater nochmal woanders studiert hatte und alle zusammen nun ins andere Land zogen. Das bedeutete für mich, dass ich in zig Ländern neu ausgestellte und insbesondere beglaubigte Geburtsurkunden und eine Heiratsurkunde zu beauftragen hatte und auch das Universitätsdiplom legalisiert werden musste, denn alle diese Dokumente sind klassischerweise für die Visa und Arbeitserlaubnis nötig.

Man muss aber nicht nur gut kommunizieren, sondern auch organisieren und koordinieren können. Eine Entsendung ist ein bisschen wie ein Dominospiel, wenn einmal irgendwo der Wurm drin ist, hat das meist Auswirkungen auf andere Prozesse. Zum Beispiel braucht man immer ein gültiges Visum, wenn man den angekommenen Container aus dem Zoll holen will. Wenn es da zu Verzögerungen kommt, muss man für die Zolllagermiete teures Geld bezahlen. Oft kann man sich ohne Visum auch nicht im Land anmelden, womit es schwierig wird einen Telefonanbieter zu finden. Wie Dominosteine ist es hier also wichtig alle Prozesse gut zu koordinieren und ein Organisationsass sein.

Man muss auch Spaß daran haben mit Leuten aus der ganzen Welt zu tun zu haben. Wenn man morgens ins Büro kommt, muss man als erstes die Fälle nach Asien organisieren, bevor die Asiaten Feierabend machen und nachmittags und abends kann man dann in Nord- und Südamerika anrufen, wenn diese langsam aufwachen und ihre Arbeit beginnen. Man darf sich auch nicht scheuen täglich viele E-Mails zu schreiben als auch zu beantworten und auf der ganzen Welt zu telefonieren.

Und die letzte wichtige Fähigkeit ist Problemlösefähigkeit. Denn irgendwas geht immer schief, auf einmal will ein Sachbearbeiter ein Dokument haben, das man bisher kein einziges Mal für das Visum gebraucht hat, obwohl man schon einige Entsendungen in das Land betreut hat, vielleicht haben die Entsandten komplett falsche Vorstellungen was sie für das Geld als Wohnmöglichkeit bekommen oder können sich nicht vorstellen, dass es durchaus mal länger als ein halbes Jahr dauern kann bis man die Arbeitserlaubnis bekommt. Da wird pikiert geschaut, wenn man den Entsandten rät zu heiraten, weil sonst der Partner nicht als Angehöriger ins Land kann.

Und zu guter Letzt wollte ich darauf hinweisen, dass man als Quereinsteiger in diesem Berufsfeld sehr gute Chancen hat. Die Hälfte meiner Kollegen waren als Speditionskaufmann/frau ausgebildet, die andere Hälfte war wie ich Geisteswissenschaftler. Wenn man keine Scheu hat ins kalte Wasser zu springen und sich Kenntnisse sowohl in der Logistik, in Zusammenarbeit mit den Partnern im internationalen Arbeits- und Aufenthaltsrecht als auch Mietrecht anzueignen, dem kann ich es nur ans Herz legen sich in diesem Bereich umzuschauen. Spannende und kuriose Geschichten erlebt man in diesem Berufsfeld ständig.

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15 Gedanken zu “Berufsfeld Relocation Manager

  1. Bald ziehe ich aufgrund der Entsendung meines Mannes mit ihm und unserer Tochter nach Kanada. Ich bin schon sehr gespannt und es begeistert mich immer wieder, wie gut Expats von der Firma betreut werden…

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