Tipps zum Schreiben der Rechnung

In der Reihe zum Thema Selbstständigkeit sind wir bei Schritt 2 angekommen. Hier nochmal die Übersicht:

0. Bin ich Freiberufler?

1. Anmeldung beim Finanzamt

2. Rechnung korrekt schreiben

Wenn man sich beim Finanzamt gemeldet hat, erhält man im Anschluss seine Steuernummer, die für das Schreiben der ersten Rechnung unabdingbar ist. Bevor ich unten eine Auflistung mache, was alles auf eine Rechnung gehört, möchte ich vorweg einige persönliche Tipps mitgeben.

Meine persönlichen Tipps beim Rechnungen schreiben:

  • Um sich die Rechnungsstellung zu erleichtern, ist es sinnvoll sich zu Beginn eine Musterrechnung zu erstellen, die dann als Vorlage dient. Wer hier absolut sicher gehen will, kann das Muster auch an seinen Sachbearbeiter im Finanzamt schicken und sich die Musterrechnung „absegnen“ lassen, um im Nachhinein böse Überraschung zu vermeiden. Mein ehemaliger Sachbearbeiter wollte z. B. unbedingt die Angabe, dass ich Kleinunternehmerin war und aus dem Grund keine Mehrwertsteuer erhob als Satz am Ende in der Rechnung stehen haben. Ich habe mich gebeugt, auch wenn ich das im Stillen sehr stereotypisch fand.
  • Glücklicherweise wurde die Pflicht der elektronischen Signatur 2009 aufgehoben, sodass die Rechnung ganz einfach als Anhang in einer E-Mail versendet werden kann, was ich in 99% der Fälle mache. Wunderbar einfach und insbesondere kostenfrei.
  • Allerdings ist hier unbedingt darauf zu achten, dass die Rechnung nicht verfälscht werden kann (siehe UStG §14, 1). Eine Word-Rechnung als E-Mailanhang ist also nicht rechtens, sondern muss immer als pdf verschickt werden, um dem deutschen Gesetz zu genügen.
  • Es ist nicht korrekt, dass jede Rechnung mit einer Unterschrift versehen sein muss (außer bei einigen wenigen Berufsgruppen wie Anwälten und Steuerberatern). Allerdings habe ich einige Mal meine Rechnung zurückgeschickt bekommen mit dem Hinweis, dass sie ohne Unterschrift nicht gültig sei. Sofern es sich um einen seriösen Auftraggeber handelt, ist der Kunde König und ich habe die Rechnung erneut mit meiner Unterschrift verschickt. Das Geschrei, was man ansonsten verursacht, ist meist den Aufwand nicht wert.
  • Man sollte nie vergessen, dass jede Rechnung 10 Jahre lang aufbewahrt werden muss und entsprechend so lange lesbar sein sollte. Das gilt sowohl für die eigenen geschriebenen Rechnungen als auch alle Belege, die man selbst so als seine Ausgaben sammelt.
  • Neben den Pflichtangaben kann man Rechnungen auch zur eigenen Werbung nutzen. Zum Beispiel kann man auf Rabatte oder Sonderaktionen aufmerksam machen, auf bestimmte Event hinweisen oder aber auch am Ende der Rechnung darum bitten weiterempfohlen zu werden, wenn der Kunde zufrieden mit der eigenen Arbeit war. Vielleicht hilft das dem einen oder anderen die doch recht dröge Arbeit zu erleichtern.

So, und hier nun die Auflistung, was zu einer Rechnung gehört. Wer mag, kann sich auch direkt das Gesetz dazu hier anschauen.

Rechnungssteller und Bankverbindung

Dazu gehören neben Namen und Anschrift unbedingt auch die eigene Steuernummer bzw. Umsatzsteueridentifikationsnummer. Natürlich muss man auch seine Bankverbindung (also IBAN und BIC) angeben, damit das Geld überwiesen werden kann.

Rechnungsempfänger

Auch hier sollte man neben dem vollständigen Namen die Anschrift auflisten und, wenn möglich, Steuernummer/Umsatzsteueridentifikationsnummer angeben (findet sich bei Unternehmen im Impressum). Letzteres ist jedoch nicht verpflichtend.

Rechnungsnummer und Rechnungsdatum

Es gibt zwar einige Ausnahmen, es bietet sich jedoch an sich gleich zu Beginn anzugewöhnen jeder einzelnen Rechnung eine Nummer zu vergeben. Dabei ist es nicht zwingend notwendig, dass die Rechnungnummer fortlaufend ist oder nur aus Zahlen bestehen muss. Einzig wichtig ist, dass jede Rechnungsnummer einmalig vergeben wird und sich nicht wiederholt. Eine fortlaufende Rechnungsnummer kann jedoch in dem Sinne helfen, dass man selbst nicht durcheinander kommt.

Gerade bei großen Auftraggebern ist eine Rechnungsnummer zwingend notwendig und erleichtert auch einem selbst die korrekte Zuordnung bei der Buchhaltung.

Auch das Rechnungsdatum, also der Tag, an dem man die Rechnung stellt, gehört auf jede Rechnung.

Leistungsbeschreibung und Leistungszeitraum

Hier gibt man möglichst detailliert an worin die Leistung bestanden hat und in welchem Zeitraum sie durchgeführt wurde.

Rechnungsbetrag und Zahlungsziel

Hier ist der Nettobetrag sowie, falls vorhanden, die Mehrwertsteuer mit Prozentangaben anzugeben als auch der Gesamtbetrag.

Grundsätzlich gilt in Deutschland das allgemeine Zahlungsziel von 30 Tagen. Hat man ein anderes Zahlungsziel mit seinem Auftraggeber vereinbart, kann man es hier nochmals gesondert auflisten. Die Angabe des Zahlungsziels ist nicht obligatorisch.

Advertisements

Ein Gedanke zu “Tipps zum Schreiben der Rechnung

Kommentar verfassen

Trage deine Daten unten ein oder klicke ein Icon um dich einzuloggen:

WordPress.com-Logo

Du kommentierst mit Deinem WordPress.com-Konto. Abmelden / Ändern )

Twitter-Bild

Du kommentierst mit Deinem Twitter-Konto. Abmelden / Ändern )

Facebook-Foto

Du kommentierst mit Deinem Facebook-Konto. Abmelden / Ändern )

Google+ Foto

Du kommentierst mit Deinem Google+-Konto. Abmelden / Ändern )

Verbinde mit %s