Oh wie lieben wir die Steuererklärung!

Ich habe heute einem ausländischen Freund geholfen seine erste deutsche Steuererklärung abzugeben. Seit 2013 ist er in Deutschland und hat bisher, da zu Beginn Werkstudent, noch nie eine deutsche Steuererklärung abgegeben. Ich musste schmunzeln, als er Berge an Quittungen von Lebensmitteleinkäufen anschleppte. Ob das alles Zutaten für Geschäftsessen wären? Nein? Ob das sonst irgendwie mit seinem Berufsleben zu tun hätte? Er verneinte. Er hatte irgendwo mal aufgeschnappt, dass man in Deutschland Quittungen aufbewahren sollte und hatte also treuherzig bei jedem einzelnen privaten Lebensmitteleinkauf eine Quittung verlangt und sie aufbewahrt. Seit 2013 wohlgemerkt. Feierlich entsorgten wir also den Zettelberg und ich beschloss ihm erst einmal grundsätzlich zu erklären wie das in Deutschland mit den Steuern gehandhabt wird und welche Quittungen man aufbewahren sollte und welche nicht.

Das hat mich dann daran erinnert, als ich direkt nach dem Studium meine erste Steuererklärung abzugeben hatte und das gleich als Freiberuflerin. Das Finanzamt faselte von Einnahmeüberschussrechnung statt Bilanzführung, ich verstand nur Bahnhof und beschloss mir einen Steuerberater zu suchen. Der würde es schon richten. Ja, er richtete es, indem er mir nach wildem Rechnen, unzähligen Terminen und Einfordern von Unterlagen ein Blatt Papier unter die Nase hielt und mir mitteilte wie viel Steuern ich noch abzuführen hätte und legte mir gleich auch noch seine saftige Rechnung dazu. Ich schluckte. Eine vierstellige Zahl an Steuern hatte ich abzudrücken. Mir war nie bewusst gewesen, dass ich die ganze Zeit über dafür hätte ansparen müssen. Als ob es nicht schon genug war, dass die vielen Versicherungen monatlich ihre Beträge unbarmherzig von meinem Konto abbuchten, nein, ich hätte auch beachten müssen, dass man als Freiberufler erst zum Ende des Jahres ausgerechnet bekam, was ich an Einkommenssteuern dem Staat zu zahlen hatte. Ein schönes Los als Selbstständiger. Ein böses Erwachen ist das nach dem ersten Jahr.

Ich will nicht sagen, dass ich jetzt als Angestellte heiß darauf bin meine Steuererklärung zu machen. Ja, es ist Arbeit, ja man muss die ganze Zettelwirtschaft sortieren und es ist mühsam und langatmig. Auch ich habe es geschafft mal anzugeben, dass ich Rente beziehe und habe damit meinen armen Sachbearbeiter im Finanzamt fast zur Weißglut gebracht, weil ich mich partout geweigert habe Bescheide einzureichen bis wir das Missverständnis klären konnten, dass ich mit Anfang 30 natürlich keine Rente beziehe, sondern einzahle. Aber trotzdem: liebe Leute, wir kriegen als Angestellte doch in gefühlten 90% der Fälle Geld zurück! Warum ist es schon fast eine Zika-Virus-Epidemie wie sich Leute darüber aufregen ihre Steuererklärung machen zu müssen und so tun als sei das das allerschlimmste der Welt. Ein schlechteres Smalltalkthema lässt sich bei mir kaum finden. Da wird gejammert und gestöhnt und ich nicke nur stumm und denke daran, dass ich mich jedes Mal freue, wenn ich jetzt als Angestellte sogar noch Geld zurückbekomme. Hört auf rumzuheulen! Ja, es ist vielleicht nervig die Steuererklärung zu erstellen, aber immerhin gibt es am Ende eine Belohnung! Geld, von dem man sich etwas Besonderes leisten kann. Im Land meines ausländischen Freundes würde es sowas niemals geben, dass man vom Staat etwas zurückbekommt, da wird immer nur gefordert und gefordert. Er war ein sehr dankbarer Abnehmer und war schon aus dem Häuschen, als die Steuer-CD anzeigte, dass er 27 EUR zurückerstattet bekommen würde. Für ihn ist Deutschland das Wunderland, in dem der Staat ehrlich genug ist zu sagen, dass jemand evtl. zu viel an Einkommenssteuer gezahlt hat und tatsächlich Geld zurückerstattet.

Wenn du zum ersten Mal eine Steuererklärung als Arbeitnehmer machen musst: Such dir professionelle Hilfe in Form eines Steuerberaters oder kauf dir eine CD, wo du durch die gesamte Steuererklärung geführt wirst und du jedes Jahr ein bisschen mehr lernst, was man noch alles absetzen kann und wie das mit der Abschreibung funktioniert. Hör nicht darauf, wenn alle immer rumheulen, so schlimm ist das gar nicht und am Ende winkt meist eine Erstattung. Ich mache mir mittlerweile einen Spaß daraus so lange herumzuknobeln und zu recherchieren bis ich verstanden habe wie die Zahlen der Erstattung zustande kommen.

Und an alle angehenden Freiberufler und Selbstständigen: macht euch gleich jetzt zu Beginn des Jahres schlau, berechnet wie viel ihr an Einnahmen 2016 voraussichtlich haben werdet und informiert euch wie hoch der Prozentsatz für die Einkommenssteuer ist. Lieber vorab zumindest ein kleines Polster ansparen, als am Ende das böse Erwachen zu erleben! Ich kann auch diese Beratung für kreative Berufe empfehlen, die auch unter anderem Steuererklärungen für einen machen können und beim Thema Existenzgründung zur Seite stehen.

Die leidliche Frage des Honorars

Wer meine vorherigen Blogbeiträge gelesen hat wie viele Ausgaben man bereits durch die Sozialversicherungen hat, geschweige denn Lebenshaltungskosten, der wird vielleicht langsam begreifen, warum Honorar-Dumpingpreise im Endeffekt einem selbst schaden.

Zu Beginn ist man unsicher, hat noch keinerlei Erfahrungswerte und kennt weder den Wert der eigenen Arbeit, noch weiß man um die vielen Ausgaben, die man als Selbstständiger zu bestreiten hat.

Vor kurzem bin ich über einen interessanten Blogeintrag gestolpert, wo der Autor das deutsche Durchschnittsgehalt als Anhaltspunkt genommen hat, um das Stundenhonorar oder den Tagessatz für einen Freiberufler oder Selbstständigen zu berechnen. Wer mag, kann sich den kompletten Artikel hier anschauen. Er kommt zu dem Ergebnis, dass man einen Tagessatz von mindestens 610,69 EUR und einen Stundensatz von 76,34 EUR zuzüglich Mehrwertsteuer fordern sollte, wenn man vergleichbar mit einem Angestelltem leben möchte.

Mir ist klar, dass insbesondere im geisteswissenschaftlichen Bereich ein solches Honorar undenkbar ist, gerade auch, wenn man gerade erst angefangen hat. Aber dennoch sollte man genau solche Überlegungen machen (wie z.B., dass man auch als Selbstständiger mal Urlaub machen möchte und dementsprechend in der Zeit keine Einnahmen hat, aber dennoch weiterhin seine Versicherungen zu zahlen hat, oder der Fakt, dass man nicht 365 Tage im Jahr arbeiten kann und somit die Anzahl der Tage, an denen man Einnahmen erwirtschaften kann, deutlich reduziert), bevor man einen zu niedrigen Stundensatz angibt.

Teilweise muss man auch erst lernen seinen Stundensatz selbstbewusst vorzutragen und oft genug zu verteidigen. Die meisten Kunden werden versuchen den Preis runterzuhandeln, es gibt einige, die auf die Tränendrüse drücken und sich so einen Preisvorteil erhoffen. Sich ein gutes Honorar zu überlegen, dauert seine Zeit. Auch sollte man immer den Kontakt zu anderen Freiberuflern in seiner Branche suchen, Plattformen und Netzwerke gibt es zuhauf. Auch über den Weg wird man schnell lernen, was ein realistisches Honorar ist und erhält wertvolle Tipps wie man vorzugehen hat.

Aber eine weitere Anmerkung würde ich zum Schluss gerne noch mitgeben wollen: Wie viel Honorar verlangen Friseure oder Handwerker für eine halbe Stunde oder eine Stunde Arbeit? Oft genug habe ich mir als Freiberuflerin das Gejammer der Kunden angehört, die über die horrenden Stundenpreise klagten. Wenn ich dann aber darauf hinwies wie viel Geld sie beim Friseur für eine halbe Stunde Arbeit hinterließen, wurden sie meist still. Deshalb: Netzwerke, suche dir andere Freiberuflern in deiner Branche und frage nach Einstiegshonoraren. Du wirst schnell feststellen wo die sich bewegen und langsam, aber stetig mehr verlangen können, je besser du wirst.

Die Künstlersozialkasse – Retter in der Not?

Nun kommt endlich der Eintrag zur Künstlersozialkasse.

Befasst man sich mit den Beitragszahlungen der Pflichtversicherungen als Selbstständiger, wie ich es in letzter Zeit getan habe, z.B. hier und hier, versteht man vielleicht, warum viele Künstler in den Untergrund abtauchen und überhaupt nicht mehr versichert sind, auch wenn dies natürlich illegal ist. Das hat dann irgendwann der deutsche Staat auch mitbekommen und die Künstlersozialkasse ins Lebens gerufen.

Die Künstlersozialkasse schreibt auf ihrer Website

Das am 01.01.1983 in Kraft getretene Künstlersozialversicherungsgesetz (KSVG) bietet selbständigen Künstlern und Publizisten sozialen Schutz in der gesetzlichen Renten-, Kranken- und Pflegeversicherung.

Wie Arbeitnehmer zahlen sie nur etwa die Hälfte der Versicherungsbeiträge; der andere Beitragsanteil wird über die Künstlersozialversicherung finanziert. Die hierfür erforderlichen Mittel werden aus einem Zuschuss des Bundes und aus einer Abgabe der Unternehmen finanziert, die künstlerische und publizistische Leistungen verwerten („Verwerter“).

Wer mag, kann hier selbst nachlesen. Im Endeffekt bedeutet dies, dass man als Künstler oder Publizist deutlich günstiger versichert ist, als wenn man auf andere Art sein Geld verdient, da man immer nur die Hälfte der Beträge zu zahlen hat. Die Künstlersozialkasse gibt hier sehr gute Rechenbeispiele wie viel Geld man monatlich für Renten-, Kranken- und Pflegeversicherung abdrücken muss. Mit den genannten Prozentzahlen kann man auch sehr leicht selbst errechnen wie viel man selbst wahrscheinlich zahlen müsste.

Voraussetzung für die Aufnahme in die Künstlersozialkasse ist allerdings, dass man hauptberuflich künstlerisch oder publizistisch tätig ist und dass man natürlich auch zu den künstlerischen oder publizistischen Berufsgruppen gehört. Als Beispiel für einen Grenzfall gibt die Künstlersozialkasse einen DJ an. Nicht jeder DJ ist laut Sozialkasse künstlerisch tätig, sondern es muss von Fall zu Fall entschieden werden. Die Künstlersozialkasse gibt zwar hier eine Liste an, wer dazugehört oder wer nicht, aber man sollte vorsichtig sein, wenn der eigene Beruf nicht explizit gelistet ist.

Man sollte auch gut aufpassen, wenn man im Anmeldebogen die ungefähre wöchentliche Stundenanzahl nennt, die man die künstlerische Tätigkeit ausübt. Liegt die bei unter 20 Stunden pro Woche, kann es durchaus sein, dass einem nicht zugestanden wird, dass es die Haupttätigkeit ist und somit die Künstlersozialkasse nicht zuständig ist. Da viele Freiberufler versuchen in die Künstlersozialkasse zu wechseln aufgrund der attraktiven „halben“ Preise, wie ich es mal nennen möchte, ist die Künstlersozialkasse sehr misstrauisch und überprüft durchaus auch Auftraggeber, die man in seinem Antrag genannt oder deren Rechnungen und Verträge man als Beweis mitgeliefert hat.

Im Gegensatz zur deutschen Rentenversicherung und gesetzlichen Krankenkasse ist die Künstlersozialkasse jedoch etwas flexibler. So kann man zum Beispiel, wenn abzusehen ist, dass man doch weitaus geringere Einnahmen hat als angenommen, einen Antrag zur Minderung des Beitrags stellen. Natürlich ist schlussendlich ausschlaggebend welche Einnahmen man am Ende des Jahres tatsächlich hatte, um die endgültigen Beiträge zu berechnen, aber immerhin gibt es diese Möglichkeit mitten im Finanzjahr seinen Hilferuf zu senden. Da die Künstlersozialkasse nur ausführendes Organ ist und man weiterhin bei der gesetzlichen Krankenkasse seiner Wahl Mitglied ist, besteht genauso auch Mutterschutz und die Möglichkeit der Familienmitversicherung und des Elterngeldes.

Grundvoraussetzung ist allerdings, dass man mindestens 3.900 EUR Einnahmen im Jahr aus publizistischer oder künstlerischer Tätigkeit erwirtschaftet, da ansonsten die Einnahmen als geringfügig gewertet werden. Dabei wird Berufsanfängern eine Frist von drei Jahren gewährt, wenn sie zum ersten Mal eine publizistische oder künsterlische Tätigkeit aufnehmen. Verdienen sie in der Zeit weniger, können sie trotzdem in der Künstlersozialkasse verbleiben.

Ich wär so gern mal Privatpatient…

Im Gegensatz zur Rentenversicherung gibt es bei der Krankenversicherung keine Festlegung von Berufen, die bei der gesetzlichen Krankenkasse versichert sein müssen (außer bei Künstlern, aber dazu habe ich hier einen separaten Blogbeitrag verfasst).

Das heißt, dass man als Selbstständiger die freie Wahl hat, entweder

  • weiterhin in der gesetzlichen Krankenkasse freiwillig versichert zu sein oder
  • sich privat versichern zu lassen

Bleibt man in der gesetzlichen Krankenkasse als freiwillig Versicherter, so gilt es folgendes zu beachten (alle Angaben ohne Gewähr für 2017):

  • Grundsätzlich wird bei der Krankenkasse nach Einkommen gezahlt, im Jahr 2017 sind dies 14,6% plus dem Zusatzbetrag der jeweiligen Krankenkasse, siehe z.B. hier. Die meisten Krankenkassen haben einen Prozentsatz von ca. 15,5-16%.
  • Für Selbstständige mit einem Einkommen von weniger oder gleich 1.487,50 EUR monatlich, zahlt man den Mindestbetrag von 223,13 EUR plus den jeweiligen Zusatzbetrag der Krankenkasse. Verdient man jedoch mehr, so greift wieder der oben genannte Prozentsatz. Erst wenn man monatlich mehr als 4.350 EUR verdient, wird der Beitrag nicht mehr prozentual angehoben, sondern liegt beim Höchstbetrag von 14,6% plus Zusatzbetrag.
  • Die genannten Beiträge gelten jedoch nur bei einer freiwilligen Versicherung ohne Krankengeld. Möchte man ab dem 43. Tag, an dem man krank ist, Krankengeld erhalten, so erhöhen sich die Beiträge nochmals.
  • Nicht vergessen sollte man, dass außerdem noch die Pflegeversicherung gezahlt werden muss (2,55%).
  • Der Höchstbetrag beträgt mit allen weiteren Zusätzen also mehr als 700 EUR.

Mit mindestens ca. 300-350 EUR monatlicher Beitragszahlung muss man also rechnen, wenn man in der gesetzlichen Krankenkasse bleibt und Geringverdiener ist. Für viele selbstständige Geisteswissenschaftler ist dies aber immer noch schwer zu stemmen. Deshalb überlegen viele zu wechseln. Wenn man sich jedoch privat versichern lässt, sollte man folgendes beachten.

Private Krankenversicherung

  • Pauschal lässt sich sagen, dass es immer einen Gesundheitscheck gibt, bevor man sich privat versichern kann. Zwar ist es nun gesetzlich verboten jemanden abzulehnen, der sich privat versichern will, aber auch hier muss man aufpassen. Seit 2009 sind alle privaten Krankenversicherungen gezwungen einen sogenannten Basistarif anzubieten, der vergleichbar mit dem Versicherungsumfang der gesetzlichen Krankenversicherung sein muss. Doch leider dient hier als Beitragsgrundlage der Höchstsatz wie bei der gesetzlichen, er liegt also bei ca. 700 EUR, womit der Basistarif meist nicht in Frage kommt.
  • Wenn man also gesundheitliche Probleme hat, bietet es sich weiterhin an, in der gesetzlichen Krankenversicherung zu bleiben. Als Faustregel für die private gilt, dass man umso günstiger einsteigen kann, je jünger und je gesünder man ist.
  • Meist trifft jedoch leider der Fall zu, dass die Beiträge immens steigen je älter man wird und dann die Beiträge in der gesetzlichen attraktiver werden. Um aber genau dem einen Riegel vorzuschieben, ist es nicht so leicht möglich im Alter wieder zurückzuwechseln.
  • Zur privaten Versicherung selbst will ich gar nicht so viel sagen, da es hier sehr stark vom Tarif abhängt, dem Alter und seiner gesundheitlichen Situation. Was man aber auf jeden Fall beachten sollte, wenn man in die private wechselt, ist die Frage danach.
  • Was passiert, wenn man seine selbstständige Tätigkeit aufgibt oder man finanziell kaum noch über die Runden kommt?
  • Zwar gibt es auch bei der privaten die Möglichkeit den Beitrag um 50% zu mindern, aber da sind wir dann immer noch bei 345 EUR. Wenn auch noch dieser Beitrag nicht zu stemmen ist, beteiligt sich die Sozialhilfe, mit anderen Worten ist man in dem Fall dann Hartz-IV-Empfänger und erhält Beitragshilfe.
  • Auch sollte man wissen, dass bei der privaten Partner und Kinder fast immer separat versichert sein müssen, eine Familienmitversicherung besteht meist nicht oder nur in sehr geringem Umfang.
  • Man sollte sich außerdem im Klaren sein, dass ein Wechsel von der Privatversicherung zur gesetzlichen nur bis zum 55. Lebensjahr möglich ist. Ein Wechsel danach ist fast immer nicht mehr machbar.
  • Nur wenn man eine Festanstellung gefunden hat oder seine selbstständige Tätigkeit komplett aufgibt, ist ein Wechsel zurück in die gesetzliche möglich.

Die Entscheidung, ob man sich gesetzlich oder privat krankenversichert, sollte also gut überlegt sein. Hier erkläre ich den Sonderfall Künstlersozialkasse. Glücklicherweise hat der deutsche Staat zumindest für Künstler eine Kasse geschaffen, wo die Beiträge für Kranken-, Pflege- und Rentenversicherung nur zur Hälfte gezahlt werden müssen und so eine im Vergleich sehr günstige Absicherung bieten.

Wie war das nochmal mit den Versicherungen?

Gleich vorweg eine kleine Warnung, beim Thema Versicherungen habe ich mir ziemlich die Zähne ausgebissen als ich selbstständig wurde. Da geht es ans Eingemachte, da habe ich einige Stunden am Telefon verbracht, manchmal verzweifelt, weil ich es immer noch nicht verstand, manchmal leicht hysterisch, weil meine Situation so kompliziert war und manchmal frustriert. Hier also ein Versuch ein wenig Licht ins Dunkel zu bringen.

Zunächst einmal die Frage, welche Versicherungen für einen Selbstständigen Pflicht sind. Und da geht es gleich schon los. Pflichtversicherungen sind

  • Gesetzliche Rentenversicherung, dies gilt jedoch nur für bestimmte selbstständige Berufsgruppen und
  • Krankenversicherung (ob freiwillig in einer gesetzlichen Krankenkasse oder privat versichert)

Das klingt einfach, nicht wahr? Schön überschaubar? Pustekuchen. Denn diese beiden Versicherungen haben es in sich.

Heute widme ich mich nur dem Thema Rentenversicherung. Da ich selbst jahrelang Sprachtrainerin war, musste ich gesetzlich rentenversichert sein. Warum? Das ist mir bis heute schleierhaft, aber es ist nunmal so, dass einige selbstständige Berufe als besonders „schutzwürdig“ angesehen werden, die also unbedingt in die gesetzliche Rentenversicherung einzahlen müssen. Dazu gehören auch Sprachlehrer, Erzieher, Künstler und Publizisten (hier kann man beim SGB VI genauer nachlesen, wer dazugehört, die deutsche Rentenversicherung gibt hier einen Überblick der „schutzwürdigen“ Berufe). Bitte also unbedingt schnell klären, ob man dazugehört, denn ansonsten hat man seine Altersvorsorge selbst in der Hand und kann sich privat rentenversichern.

Als Sprachlehrer hat man nun mehrere Auswahlmöglichkeiten wie man gesetzlich versichert sein möchte (einen guten Überblick gibt die Deutsche Rentenversicherung hier, allerdings stammt die Broschüre noch vom Jahr 2014, die Beträge haben sich leicht geändert):

  • In den ersten drei Jahren nach Existenzgründung besteht die Möglichkeit den halben Regelsatz monatlich zu zahlen. Dieser liegt im Jahr 2017 bei 278,16 EUR, siehe hier. Der Antrag dafür muss gesondert gestellt werden.
  • Einkommensabhängiger Prozentsatz (liegt im Augenblick bei 18,7%), dabei wird Einkommen definiert als Überschuss nach Abzug der Betriebsausgaben, allerdings dient als Grundlage der Berechnungen immer der Einkommenssteuerbescheid des vorherigen Jahres. Folgt also auf ein  ertragreiches Jahr ein schlechteres, so hat man hier doppelt das Nachsehen. Allerdings ist es zumindest einmalig möglich von dieser Regelung abzuweichen, auch dazu muss gesondert ein Antrag gestellt werden. Diese Art der Beitragsfestlegung ist bei bestimmten Berufen bereits festgelegt (z.B. Künstler).
  • Man kann auch den vollen Beitrag zahlen, unabhängig von seinem Einkommen, der im Augenblick bei 556,33 EUR monatlich liegt (siehe hier)

Der Versicherungspflicht kann man nur entgehen, wenn man entweder regelmäßig monatlich keine Gewinne über 450 EUR erwirtschaftet (siehe hier) oder aber mindestens einen versicherungspflichtigen Angestellten einstellt (also keinen 400-Euro-Jobber oder aber mindestes zwei Minijobber, die gemeinsam mehr als 450 EUR verdienen). Da dies meist zu Beginn für selbstständige Geisteswissenschaftler außer Frage steht, muss in die gesetzliche Rentenversicherung eingezahlt werden.

Übrigens kann die gesetzliche Rentenversicherung Nachzahlungen fordern. Wenn nämlich klar wird, dass man versicherungspflichtig war und sich nicht gemeldet hat. Zu den Nachforderungen können dann noch saftige Strafzahlungen hinzukommen. Auch wenn es viel Arbeit macht, kann ich nur raten möglichst schnell zu klären, ob Versicherungspflicht besteht oder nicht. Die Rentenversicherung legt als Frist drei Monate nach Beginn der Existenzgründung fest, siehe hier.

Tipps zum Schreiben der Rechnung

In der Reihe zum Thema Selbstständigkeit sind wir bei Schritt 2 angekommen. Hier nochmal die Übersicht:

0. Bin ich Freiberufler?

1. Anmeldung beim Finanzamt

2. Rechnung korrekt schreiben

Wenn man sich beim Finanzamt gemeldet hat, erhält man im Anschluss seine Steuernummer, die für das Schreiben der ersten Rechnung unabdingbar ist. Bevor ich unten eine Auflistung mache, was alles auf eine Rechnung gehört, möchte ich vorweg einige persönliche Tipps mitgeben.

Meine persönlichen Tipps beim Rechnungen schreiben:

  • Um sich die Rechnungsstellung zu erleichtern, ist es sinnvoll sich zu Beginn eine Musterrechnung zu erstellen, die dann als Vorlage dient. Wer hier absolut sicher gehen will, kann das Muster auch an seinen Sachbearbeiter im Finanzamt schicken und sich die Musterrechnung „absegnen“ lassen, um im Nachhinein böse Überraschung zu vermeiden. Mein ehemaliger Sachbearbeiter wollte z. B. unbedingt die Angabe, dass ich Kleinunternehmerin war und aus dem Grund keine Mehrwertsteuer erhob als Satz am Ende in der Rechnung stehen haben. Ich habe mich gebeugt, auch wenn ich das im Stillen sehr stereotypisch fand.
  • Glücklicherweise wurde die Pflicht der elektronischen Signatur 2009 aufgehoben, sodass die Rechnung ganz einfach als Anhang in einer E-Mail versendet werden kann, was ich in 99% der Fälle mache. Wunderbar einfach und insbesondere kostenfrei.
  • Allerdings ist hier unbedingt darauf zu achten, dass die Rechnung nicht verfälscht werden kann (siehe UStG §14, 1). Eine Word-Rechnung als E-Mailanhang ist also nicht rechtens, sondern muss immer als pdf verschickt werden, um dem deutschen Gesetz zu genügen.
  • Es ist nicht korrekt, dass jede Rechnung mit einer Unterschrift versehen sein muss (außer bei einigen wenigen Berufsgruppen wie Anwälten und Steuerberatern). Allerdings habe ich einige Mal meine Rechnung zurückgeschickt bekommen mit dem Hinweis, dass sie ohne Unterschrift nicht gültig sei. Sofern es sich um einen seriösen Auftraggeber handelt, ist der Kunde König und ich habe die Rechnung erneut mit meiner Unterschrift verschickt. Das Geschrei, was man ansonsten verursacht, ist meist den Aufwand nicht wert.
  • Man sollte nie vergessen, dass jede Rechnung 10 Jahre lang aufbewahrt werden muss und entsprechend so lange lesbar sein sollte. Das gilt sowohl für die eigenen geschriebenen Rechnungen als auch alle Belege, die man selbst so als seine Ausgaben sammelt.
  • Neben den Pflichtangaben kann man Rechnungen auch zur eigenen Werbung nutzen. Zum Beispiel kann man auf Rabatte oder Sonderaktionen aufmerksam machen, auf bestimmte Event hinweisen oder aber auch am Ende der Rechnung darum bitten weiterempfohlen zu werden, wenn der Kunde zufrieden mit der eigenen Arbeit war. Vielleicht hilft das dem einen oder anderen die doch recht dröge Arbeit zu erleichtern.

So, und hier nun die Auflistung, was zu einer Rechnung gehört. Wer mag, kann sich auch direkt das Gesetz dazu hier anschauen.

Rechnungssteller und Bankverbindung

Dazu gehören neben Namen und Anschrift unbedingt auch die eigene Steuernummer bzw. Umsatzsteueridentifikationsnummer. Natürlich muss man auch seine Bankverbindung (also IBAN und BIC) angeben, damit das Geld überwiesen werden kann.

Rechnungsempfänger

Auch hier sollte man neben dem vollständigen Namen die Anschrift auflisten und, wenn möglich, Steuernummer/Umsatzsteueridentifikationsnummer angeben (findet sich bei Unternehmen im Impressum). Letzteres ist jedoch nicht verpflichtend.

Rechnungsnummer und Rechnungsdatum

Es gibt zwar einige Ausnahmen, es bietet sich jedoch an sich gleich zu Beginn anzugewöhnen jeder einzelnen Rechnung eine Nummer zu vergeben. Dabei ist es nicht zwingend notwendig, dass die Rechnungnummer fortlaufend ist oder nur aus Zahlen bestehen muss. Einzig wichtig ist, dass jede Rechnungsnummer einmalig vergeben wird und sich nicht wiederholt. Eine fortlaufende Rechnungsnummer kann jedoch in dem Sinne helfen, dass man selbst nicht durcheinander kommt.

Gerade bei großen Auftraggebern ist eine Rechnungsnummer zwingend notwendig und erleichtert auch einem selbst die korrekte Zuordnung bei der Buchhaltung.

Auch das Rechnungsdatum, also der Tag, an dem man die Rechnung stellt, gehört auf jede Rechnung.

Leistungsbeschreibung und Leistungszeitraum

Hier gibt man möglichst detailliert an worin die Leistung bestanden hat und in welchem Zeitraum sie durchgeführt wurde.

Rechnungsbetrag und Zahlungsziel

Hier ist der Nettobetrag sowie, falls vorhanden, die Mehrwertsteuer mit Prozentangaben anzugeben als auch der Gesamtbetrag.

Grundsätzlich gilt in Deutschland das allgemeine Zahlungsziel von 30 Tagen. Hat man ein anderes Zahlungsziel mit seinem Auftraggeber vereinbart, kann man es hier nochmals gesondert auflisten. Die Angabe des Zahlungsziels ist nicht obligatorisch.

Schritt 1: Beim Finanzamt anmelden

Wie bereits in meinem vorherigen Eintrag geschrieben, muss man als erstes feststellen, ob man Freiberufler oder Gewerbetreibender ist. Dann erfolgt die Anmeldung beim Finanzamt, wenn man Freiberufler ist oder bei der jeweiligen Kommune, wenn man Gewerbetreibender ist, erst dann erfolgt als Gewerbetreibender im Anschluss ebenso die Anmeldung beim Finanzamt.

Heute will ich einige Tipps weitergeben zwecks Anmeldung beim Finanzamt als Freiberufler. Nochmal der Hinweis, dass ich kein Steuerberater bin, sondern mich alleine durch alles gekämpft habe als ich fünf Jahre selbstständig war. Sollte sich irgendwo ein Fehler eingeschlichen haben, freue ich mich auf jeden Fall über eine Reaktion.

Da ich selbst in Hamburg lebe, hier das Formular vom Finanzamt aus Hamburg. Wenn du selbst in deiner Stadt deine selbstständige Tätigkeit als Freiberufler anmelden möchtest, solltest du „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung“ + deine Stadt googeln. In den Ausführungen unten beziehe ich mich auf das Formular aus Hamburg.

Die erste Seite des Formulars ist noch ziemlich leicht auszufüllen. Einzig die „Art der Tätigkeit“ sollte genau überlegt sein. Denn hiernach wird das Finanzamt entscheiden, ob man tatsächlich Freiberufler ist und entsprechend keine Gewerbesteuer zahlen muss oder nicht. Da sollte man sich also die Jobbezeichnung gut überlegen.

Auch die zweite Seite lässt sich schnell ausfüllen. Als Freiberufler ist man meines Wissens nicht verpflichtet einen Steuerberater hinzuzuziehen. Auch Seite 3 sollte keine Probleme hervorrufen, da man meist zunächst von zu Hause aus arbeitet. Seite 4 bleibt auch ziemlich leer, weder ist es nötig sich bei der Kammer (wie das z.B. Ärzte tun müssen) oder beim Handelsregister anzumelden. Einzig das Datum zu wann die freiberufliche Tätigkeit aufgenommen wird, gilt es anzugeben.

Der wirklich schwierige Teil beginnt ab Seite 5. Wie ich vorher schon geschrieben habe, darf man als Freiberufler eine einfache Einnahmeüberschussrechnung einreichen. Jedoch ist es wichtig sich zu Beginn Gedanken zu machen, ob man die Mehrwertsteuer auf seinen Rechnungen angeben will und dementsprechend monatlich dem Finanzamt zu melden hat wie viel man abgeführt hat oder aber günstigere Preise für seinen Kunden bieten kann, indem man darauf verzichtet. Dabei gibt es allerdings die Einschränkung, dass man pro Finanzjahr nicht mehr als 17.500 EUR verdienen darf, wenn man auf die Mehrwertsteuer verzichten möchte, andernfalls verpflichtet man sich als Kleinunternehmer, der trotzdem die Mehrwertsteuer angeben möchte, fünf Jahre lang die Umsatzsteuer dem Finanzamt monatlich mitzuteilen. Es gibt also im Endeffekt folgende Möglichkeiten:

Einkommenssteuermöglichkeiten bei Freiberuflern-001Und als ob diese Entscheidung nicht schon kompliziert genug wäre, hat man auf Seite 6 auch noch anzugeben, ob man eventuell Einnahmen hat, die entweder steuerbefreit sind oder den verminderten Steuersatz von 7% unterliegen. Es gibt viele verschiedene Dienstleistungen, die steuerbefreit sind, wer mag kann sich hier informieren. Ich zum Beispiel habe viele Jahre lang als Sprachtrainerin gearbeitet und unter anderem gemeinnützige Sprachschulen (das klassische Beispiel wäre die Volkshochschule) als Auftraggeber gehabt. Selbst wenn ich nicht als Kleinunternehmerin gemeldet gewesen wäre, hätte ich keine Mehrwertsteuer auf meine Rechnungen setzen dürfen, da gemeinnützige Institutionen davon befreit sind (siehe UStG §4 22a). Viele Finanzämter verlangen einen Nachweis der Umsatzsteuerbefreiung seiner Kunden, wenn man seine Steuererklärung einreicht. Im Falle der Steuerbefreiung solltest du gleich zu Beginn so etwas bei deinen Auftraggebern verlangen, bevor du deine erste Rechnung schreibst.

Der verminderte Steuersatz von 7% ist insbesondere für Künstler wichtig zu beachten, hier zunächst das Gesetz dazu. Ich zum Beispiel habe auch einige Jahre als Pianistin gearbeitet. Die CDs, die ich verkauft habe, hätte ich nur mit 7% versteuern dürfen (UStG §12, 7c und dann wiederum Urheberrecht §2) wenn ich nicht Kleinunternehmerin gewesen wäre, da ich „Werke der Musik“ erschaffen habe. Deswegen gilt auch bei Büchern der verminderte Steuersatz. Auch hier solltest du überlegen, ob du Einnahmen hast, die anders versteuert werden und entsprechend angeben.

Seite 7 zur „Soll- und Istversteuerung“ habe ich mir damals von meiner Sachbearbeiterin im Finanzamt erklären lassen. Nehmen wir zum Beispiel den Fall, dass du eine Rechnung im April 2015 an deinen Kunden schickst. Das Geld erhältst du jedoch erst im Mai. Nach der Istversteuerung würdest du erst im Mai dem Finanzamt mitteilen wie viel Mehrwertsteuer du auf die Rechnung gesetzt hast und entsprechend abführen musst, nach der Sollversteuerung würdest du das bereits für die Aprilmeldung machen. Achtung, diese Frage ist also nur relevant, wenn du dich entschieden hast die Mehrwertsteuer auf deine Rechnung zu setzen. Als Kleinunternehmer kannst du dieses Feld frei lassen. Natürlich brauchst du dann auch keine Umsatzsteuer-Idenitifikationsnummer, sondern musst nur auf die zugeteilte Steuernummer vom Finanzamt warten.

So weit, so gut. Und jetzt würde mich mal interessieren, was für Fragen und Kritik ihr noch habt.

Was denn nun, Freiberufler, freier Mitarbeiter, Freelancer, Honorarkraft, selbstständig?

Da steht man da wie der Depp und weiß sich nicht zu helfen, was ist man denn nun, Freiberufler, freier Mitarbeiter, Freelancer, Honorarkraft oder selbstständig?

Beim Wirrwarr der Bezeichnungen kann einem ganz anders werden. Wie gesagt bin ich kein Steuerberater oder Finanzwirt, aber mir hat es geholfen folgendes zu beachten:

Wenn es geht, sollte man versuchen Freiberufler zu sein, denn Freiberufler haben einige steuerliche Vorteile. Sie müssen im Gegensatz zu anderen Selbstständigen keine Gewerbesteuer bezahlen und dementsprechend kein Gewerbe anmelden. Freiberufler heißen nicht umsonst Frei-berufler, sie sind nämlich freier als andere Selbstständige, da sie kein Zwangsmitglied in der IHK sind, sie müssen keine doppelte Buchführung machen, sondern können eine einfache Einahmeüberschussrechnung einreichen (dazu an anderer Stelle mehr). Laut deutschem Einkommenssteuergesetz wird ein Freiberufler folgendermaßen in Paragraph 18 definiert:

„Zu der freiberuflichen Tätigkeit gehören die selbständig ausgeübte wissenschaftliche, künstlerische, schriftstellerische, unterrichtende oder erzieherische Tätigkeit, die selbständige Berufstätigkeit der Ärzte, Zahnärzte, Tierärzte, Rechtsanwälte, Notare, Patentanwälte, Vermessungsingenieure, Ingenieure, Architekten, Handelschemiker, Wirtschaftsprüfer, Steuerberater, beratenden Volks- und Betriebswirte, vereidigten Buchprüfer, Steuerbevollmächtigten, Heilpraktiker, Dentisten, Krankengymnasten, Journalisten, Bildberichterstatter, Dolmetscher, Übersetzer, Lotsen und ähnlicher Berufe“, siehe komplett auch hier. Da dies eine Auflistung ist, werden Freie Berufe als Katalogberufe bezeichnet. Die allgemein unter „wissenschaftlich, künsterlisch, schriftstellerisch, unterrichtend und erzieherisch“ zusammengefassten Berufe, werden oft als Tätigkeitsberufe bezeichnet.

Natürlich gibt es Streitfälle. Findet man seinen Beruf in der oben genannten Auflistung (z.B. Dolmetscher), kann kein Finanzamt einem den Status als Freiberufler streitig machen. Leider bietet jedoch der kleine Zusatz „und ähnliche Berufe“ Raum für Interpretationen. Deswegen hat es sich eingebürgert zu den sogenannten Katalogberufen der Auflistung auch noch „katalogähnliche“ Berufe als freie Berufe zu bezeichnen. Nehmen wir mal das Beispiel eines Musikers. Ein Musiker ist klar künstlerisch tätig, wird jedoch nicht in der Auflistung explizit mit genannt, wodurch typischerweise ein Musiker einen katalogähnlichen Beruf als auch Tätigkeitsberuf hat und somit auch Freiberufler ist. Bei einem Social Media Manager gestaltet es sich schon schwieriger, denn schriftstellerisch tätig ist diese Person zwar auch, aber in weitaus geringerem Maße als z.B. der Journalist. Zählt dieser dann noch als Freiberufler oder muss er ein Gewerbe anmelden?

Zusätzlich zum oben genannten Gesetz wird auch oft das sogenannte Partnerschaftsgesellschaftsgesetz hinzugezogen, um genauer zu fassen, was ein Freiberufler ist. In Paragraph 2 findet sich folgende Aussage: „Die Freien Berufe haben im allgemeinen auf der Grundlage besonderer beruflicher Qualifikation oder schöpferischer Begabung die persönliche, eigenverantwortliche und fachlich unabhängige Erbringung von Dienstleistungen höherer Art im Interesse der Auftraggeber und der Allgemeinheit zum Inhalt. Ausübung eines Freien Berufs im Sinne dieses Gesetzes ist die selbständige Berufstätigkeit der Ärzte, Zahnärzte, Tierärzte, Heilpraktiker, Krankengymnasten, Hebammen, Heilmasseure, Diplom-Psychologen, Mitglieder der Rechtsanwaltskammern, Patentanwälte, Wirtschaftsprüfer, Steuerberater, beratenden Volks- und Betriebswirte, vereidigten Buchprüfer (vereidigte Buchrevisoren), Steuerbevollmächtigten, Ingenieure, Architekten, Handelschemiker, Lotsen, hauptberuflichen Sachverständigen, Journalisten, Bildberichterstatter, Dolmetscher, Übersetzer und ähnlicher Berufe sowie der Wissenschaftler, Künstler, Schriftsteller, Lehrer und Erzieher“ (Hervorherbungen meinerseits), komplettes Gesetz siehe hier.

Mein Tipp an dieser Stelle lautet, sich im Zweifelsfall an seinen Sachbearbeiter im Finanzamt zu wenden und den Sachverhalt zu klären, denn schließlich ist es diese Person, die die Einkommenssteuererklärung anschauen und über den Fall entscheiden wird, da sollte man lieber direkt zu Beginn wissen woran man ist, wenn man seine Einkommenssteuererklärung ausfüllt, bevor dann das böse Erwachen kommt. Es gibt insbesondere bei den katalogähnlichen Berufen zahlreiche Fälle, wo das Finanzamt im Nachgang dann noch die Gewerbesteuer einfordert und eben nicht die Tätigkeit als freien Beruf einstuft.

Natürlich kann man auch einen Steuerberater hinzuziehen oder, wenn man es ganz genau wissen will, auch eine verbindliche Auskunft von seinem Finanzamt einfordern, jedoch kostet dies eine Gebühr, siehe hier. Wenn der Beruf jedoch nicht klar aufgelistet ist, würde ich empfehlen diesen Antrag zu stellen, um auf der sicheren Seite zu sein.

Nun aber zurück zu der Unterscheidung von Freiberufler, freier Mitarbeiter, Freelancer, Honorarkraft und Selbstständigem. Kurz gesagt ist es oft branchenabhängig, ob man vom freien Mitarbeiter redet (z.B. gang und gäbe im Journalismus) oder aber von der Honorarkraft (z.B. üblich im Bildungsbereich und Sozialpädagogik). Schlussendlich ist die wichtigste Unterscheidung Freiberufler oder Gewerbetreibender, auch wenn diese Unterscheidung seltsamerweise im Alltag so gut wie nie vorgenommen wird. Denn nur diese Unterscheidung ist schlussendlich wichtig für das Finanzamt und die Steuererklärung. Auch als Freelancer (wie z.B. es oft in der IT-Branche üblich ist), ist es möglich, dass man Gewerbetreibender ist (z.B. wenn man hauptsächlich das Produkt Software verkauft), anders verhält es sich jedoch, wenn man die Software selbst programmiert.

Dass heißt, bevor man den ersten Auftrag bekommt, sollte man sich als erstes klar werden, was man denn nun genau ist und wie man steuerlich eingeordnet wird. Sobald das klar ist, kann man dann den ersten Schritt gehen und seine selbstständige Tätigkeit beim Finanzamt anmelden. Doch aufgepasst: Nur Freiberufler melden sich direkt beim Finanzamt, Gewerbetreibende müssen sich erst beim Gewerbeamt melden bevor sie sich auch beim Finanzamt melden, deshalb ist diese Unterscheidung auch so wichtig.

Wie man sich beim Finanzamt anmeldet, werde ich morgen erklären.