Berufsfeld Global Mobility/Firmenmitarbeiterentsendung

Hurra, ich habe meine Probezeit bestanden! Grund genug ein bisschen genauer zu beschreiben was ich heute beruflich mache. Vorab, ich bin heute in einer Personalabteilung im Bereich Global Mobility tätig. Die wenigsten wissen, worum es dabei geht. Hier habe ich bereits beschrieben, was die Aufgabe eines Relocation Managers ist, der sich auch um Firmenmitarbeiterentsendungen kümmert, allerdings als Dienstleister. Heute also nochmal das gleiche Thema aus Personalersicht. Ich habe sozusagen die Stühle getauscht. Denn, und das habe ich jetzt gelernt und bin immer noch dabei zu verstehen: Firmenmitarbeiterentsendungen aus Personalabteilungssicht umfassen nochmal viel mehr Themen und sind noch komplexer als die Arbeit eines Relocation Managers.

Gehen wir mal von dem Fall aus, dass ein Mitarbeiter in der eigenen Firma in ein anderes Land entsendet werden soll. Gründe dafür sind zahlreich, entweder fehlt das Know-how vor Ort, ein neuer Standort soll aufgebaut werden oder aber der Mitarbeiter soll sich neue Fähigkeiten aneignen, die dann später im Ursprungsland Anwendung finden sollen. Hier kommt nun die Abteilung Global Mobility in Spiel, denn ein wichtiger Punkt, für den sie zu Rate gezogen werden, ist die Kostenfrage. Global Mobility Experten berechnen wie viel die Entsendung dem Unternehmen kostet. Sowohl dem Heimatland als auch dem Gastland. Dazu stellen sie den Entscheidungsträgern erst ein paar grundsätzliche Fragen. Zum Beispiel:

  • Wie sieht die vertragliche Situation des Mitarbeiters aus, ist es ggf. möglich die Person lokal im Gastland anzustellen?
  • Falls nur eine Entsendung in Frage kommt (die immer mehr Kosten verursacht), wie wird sicher gestellt, dass der Mitarbeiter nach der Entsendung wieder in seinen alten Arbeitsplatz integriert wird und seine alte Rolle einnehmen kann oder soll?
  • Manchmal ist es auch wichtig sehr früh zu klären wie schwierig es in der Länderkonstellation, Nationalität Entsandter, Heimatland und Gastland eine Arbeitserlaubnis zu erhalten, da dies ein sehr langwieriger Prozess sein kann und sich oft über Monate hinzieht und damit der Startzeitpunkt der Entsendung evtl. nach hinten verschoben werden muss

Sobald grundsätzlich die Entscheidung in der Firma getroffen wurde, dass ein Mitarbeiter entsendet werden soll, rechnet Global Mobility. Rechnet das Grundgehalt aus, wie viel Steuern und Sozialversicherungen sowohl im Heimat- als auch Gastland anfallen, rechnet aus, wie viele Zulagen in welcher Höhe der Entsandte bekommt, schaut nach wie viel Flüge zurück ins Heimatland kosten, was als Zuschlag für die Miete im Gastland in Frage kommt, wie das mit dem Umrechnungskurs gehandhabt werden soll usw. Natürlich stehen Global Mobility dafür Datenbanken zur Verfügung, die von externen Dienstleistern bereitgestellt werden. Viele Firmen haben auch eine eigens entwickelte Entsendungsrichtlinie, die genau festlegt wie die Zulagen berechnet werden. Aber schlussendlich geht es im ersten Schritt darum möglichst genau zu erfassen wie viel die Entsendung dem Unternehmen kosten wird. Und sobald diese Kosten freigegeben sind, nimmt Global Mobility Kontakt zum Entsandten auf und bespricht die Details. In vielen Fällen kommt es dann nochmal zu Verhandlungen, sodass die Zahlen, die als Basis genommen wurden, sich nochmals ändern und somit erneut Berechnungen angestellt werden müssen. Scheu vor Zahlen sollte man also nicht haben.

Ein zweiter wichtiger Aspekt, der einen großen Teil der Arbeit ausmacht, sind steuerliche  als auch sozialversicherungsrechtliche Themen. Fragen sind zum Beispiel:

  • Wie lange soll der Entsandte ins Ausland gehen und wo werden die Kosten getragen? Denn davon hängt ab wo er steuerpflichtig wird und ob ggf. Anträge gestellt werden müssen, damit eine doppelte Besteuerung in Heimat- und Gastland vermieden werden oder eine Steuerbefreiung erwirkt wird.
  • Gibt es ein Sozialversicherungsabkommen zwischen Heimat- und Gastland? Falls ja, auf welche Zweige der Sozialversicherungen bezieht sich das Abkommen? Falls nein, was gibt es zu beachten und wie vermeiden wir auch hier, dass der Entsandte evtl. in beiden Staaten Sozialabgaben machen muss (die Frage ist sowohl auf Arbeitgeber- als auch Arbeitnehmerseite relevant).

Das heißt, man sollte Spaß daran haben vieles zu recherchieren und mit den Personalern der ausländischen Niederlassung zu agieren, denn oft ist es der Fall, dass es eine neue Länderkombination gibt, wo die Konstellation von Steuern und Sozialversicherung wieder anders ist und individuell geklärt werden muss. Es erübrigt sich von selbst, dass man sich auch mit dem Thema Steuern und Sozialversicherung anfreunden sollte.

Wenn denn die endgültigen Zahlen stehen, der Mitarbeiter mit dem Angebot zufrieden ist und geklärt werden konnte wie die steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Situation aussieht, besteht dann der dritte große Teil der Arbeit in der Organisation und Koordination der Entsendung. Wer wird zuerst worüber informiert, womit man auch Feingefühl und Geschick in firmenpolitischen Belangen haben sollte, dann aber natürlich auch die Organisation des Umzugs, der Wohnungssuche und, ganz wichtig, der Einholung der Arbeitserlaubnis. Oft wird dieser Teil an externe Dienstleister abgegeben, also an die Relocation Manager, was ich vorher gemacht habe.

Das böse Wort Sachbearbeiter

Das Wort „Sachbearbeiter“ scheint in den letzten Jahren rapide an Wortwert verloren zu haben. „Sachbearbeiter“, das klingt nach Dumpinggehalt und trockener Materie. Die Hauptaufgabe scheint zu sein ganz stupide Sachen abzuarbeiten nach klar definierten Regeln. Wehe, irgendwer wagt diese Regeln zu hinterfragen, dann bricht das ganze System zusammen! Das kann ein Sachbearbeiter nicht verkraften, das würde einem Weltuntergang gleichkommen, denn schließlich hat er oder sie sich ganz mühsam das Regelwerk angeeignet und kann deshalb schon aus reinen Intelligenzgründen nicht davon abweichen. Ein Sachbearbeiter, wie es heute immer mehr verstanden wird, ist ein verknöcherter Regelwerkliebhaber, ohne Elan oder Esprit, jemand mit eher durchschnittlichem IQ und noch weniger Kreativität. Jemand, der tagein und tagaus bearbeitet und abarbeitet, ohne groß zu denken und sich immer brav an die Vorschriften hält.

Eine Sachbearbeiterstelle ist unter Akademikern verpönt. Niemand scheint sich dafür zu interessieren, geschweige denn gezielt darauf zu bewerben. Das ist unter dem eigenen Niveau, darauf lässt man sich nicht herab, das sollen mal schön die Bürokaufleute machen, so tief sinkt man nicht.

Dabei frage ich mich, warum das so ist. Denn je nachdem welche „Sache“ ein Sachbearbeiter bearbeitet, getraue ich mich zu behaupten, dass Geisteswissenschaftler darin aufgehen und Spaß haben können. Denn Sachbearbeiter müssen meist zwei Dinge besonders viel tun: kommunizieren und organisieren. Und das haben Geisteswissenschaftler zu genüge gelernt. Trotz Bachelor- und Masterumstrukturierung hat man immer noch mehr Freiheiten in einem geisteswissenschaftlichen Studium als in anderen Fächern. Man muss sich selbst organisieren, wenn man eine Hausarbeit nach der nächsten schreibt und sich ständig in neue Thematiken einarbeitet. Dass eine der großen Stärken von Geisteswissenschaftlern ihre Kommunikationsfähigkeit ist, brauche ich wohl nicht noch ausführlicher zu erklären.

Mittlerweile sind viele Sachbearbeiterstellen viel komplexer als man das gemeinhin annimmt. Ich selbst übernehme jetzt mit mehr als fünf Jahren Berufserfahrung eine Sachbearbeiterstelle und freue mich darauf. Es ist eine Stelle im Bereich Global Mobility. Hier habe ich ein wenig erklärt, womit man den lieben langen Tag zu tun hat und jeder, der mir erzählt, dass das langweilig ist und man nach Schema F etwas bearbeitet, der hat eindeutig nicht ein bisschen verstanden worum es in diesem Bereich geht.

Deshalb würde ich gerne an Geisteswissenschaftler appellieren. Sich nicht zu schade zu sein sich auch auf Sachbearbeiterstellen zu bewerben. Akademiker bewerben sich nicht, weil es angeblich zu niveaulos ist und Nichtakademikern ist eine Sachbearbeiterstelle zu langweilig. Dabei kann eine solche Stelle so viel Spaß machen! Burkhard May, der selbst mit seiner Frau ein Beratungsunternehmen führt, das unter anderem Berufsanfängern und -einsteigern hilft als auch Studiengangwechslern und -abbrechern, schreibt:

Ich kenne kaum ein Unternehmen das in seinem Kern nicht von quirligen, praktisch denkenden, nicht-akademischen Organisationstalenten zusammengehalten würde.

Ich selbst würde das nicht-akademische noch um das akademische Organisationstalent erweitern, aber ansonsten beschreibt er genau, wie ich mich sehe und warum ich ohne Scheu und mit Stolz sage, dass ich Sachbearbeiterin bin, allen Unkenrufen zum Trotz.